Diciembre de 2022: Cada vez que se realice una prueba de COVID en casa, ya sea positivo o negativo, debe informar su resultado. Los resultados se mantienen privados y anónimos. Cada prueba que se informa ayuda a los equipos de salud pública a comprender mejor dónde están ocurriendo los brotes, para que puedan brindar ayuda a las personas que la necesitan.

En 2019, yo ya trabajaba en forma remota… en su mayoría. Durante tres semanas cada mes, trabajé desde la oficina de mi casa. Pero una vez al mes, viajaba de California a Massachusetts para pasar una semana cara a cara con mis colegas. La idea era programar esta visita en torno a reuniones y eventos importantes y utilizar la semana para fortalecer las relaciones en la oficina.

Como resultado de la pandemia, muchas más empresas están permitiendo que los trabajadores sean parcial o totalmente remotos. Pero incluso los empleados que trabajan de forma remota casi todo el tiempo pueden tener una razón para visitar la oficina — para orientación o revisiones de empleados, actividades de desarrollo profesional, una reunión de todo el personal o del departamento, el inicio o la coyuntura crítica de un proyecto, o una celebración de la empresa. Cualquiera que sea el motivo, ahora hay más en qué pensar al planificar una visita a la oficina, porque nadie quiere que una reunión de personal se convierta en un evento de superpropagación.

Enmascaramiento

Incluso si ya no se requiere el uso de máscaras en la oficina, tener máscaras (preferentemente KN95, KF94 o N95) fácilmente disponibles y recordar al personal que la organización todavía da la bienvenida y alienta su uso, puede inspirar a más personas a adoptarlas. Si la cantidad de personal visitante hará que la oficina esté mucho más ocupada durante un período corto y los niveles de COVID-19 en su área geográfica son preocupantes, puede ser conveniente restablecer un mandato de máscara temporal en el interior.

¿Hay suficiente espacio?

Si el personal remoto trabajará desde la oficina durante la visita, ¿hay suficientes estaciones de trabajo para todos? Los planos de planta abiertos estuvieron de moda durante un tiempo, pero a raíz de COVID-19 son menos que ideales, especialmente si las personas se acercan mucho unas o otras. Si su oficina tiene salas de conferencias u oficinas sin usar, o una biblioteca, un patio o una terraza, ofrezca esas áreas como espacios de trabajo para que la gente tenga la opción de alejarse de un colega que tose.

Finalmente, considere si las cocinas y las salas de descanso tienen capacidad para suficientes personas. Fomente el uso de espacios al aire libre disponibles para comidas o descansos, cuando el clima lo permita.

Ventilación

Una sala de reuniones abarrotada nunca fomentó ser la mejor interacción, pero ahora es aún más problemático. Use un monitor de CO2 portátil o esta calculadora en línea de la Harvard T.H. Chan School of Public Health para informarse si la ventilación es adecuada cuando la sala está llena — los niveles de CO2 no deben superar las 800 ppm. Si la habitación no recibe suficiente aire fresco, puede abrir las ventanas (si es posible) y colocar en una ventana un pequeño ventilador que mire hacia afuera. Eso aumentará el flujo de aire — especialmente si también abre una puerta interior. Este hilo del profesor Cath Noakes, de la Universidad de Leeds, tiene más detalles sobre pequeñas mejoras de ventilación como estas que realmente pueden ayudar.

Si no es posible abrir las ventanas, puede agregar un filtro HEPA a la habitación para mantener el aire más limpio. Si esa no es una opción y sus techos son lo suficientemente altos, las unidades UVGI son otra opción disponible. Matan los virus que se elevan en el aire caliente que exhalan las personas.

Seguridad en los viajes

Si su personal remoto todavía está cerca de la oficina, es posible que no tengan más problemas de seguridad que los que viajan diariamente a la oficina. Pero si los trabajadores remotos están más lejos, la posible exposición en aviones, trenes o autobuses de larga distancia crea un riesgo adicional de COVID-19 tanto para los viajeros como para todas las personas con las que entran en contacto en la oficina.

Para disminuir ese riesgo, los empleadores podrían considerar el exigir a sus trabajadores que se hagan una prueba en casa antes de viajar y así mismo, proporcionar las pruebas o reembolsar el costo de las mismas a los empleados. Al tomar esta determinación, consulte la guía más reciente de la EEOC para determinar si los mandatos de prueba están permitidos y si son apropiados. Los empleadores también deben comunicar claramente que es mejor quedarse en casa que potencialmente traer una infección con ellos al lugar de trabajo. Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (*EEOC – por sus siglas en inglés). Pero; ¿Qué hay de evitar que los empleados atrapen algo mientras están en tránsito? Si bien ya no se requieren máscaras en el transporte público en los EE. UU., los empleadores pueden solicitar (o exigir) que las personas que realizan viajes de negocios usen máscaras. Si bien esto es difícil de hacer cumplir, uno puede esperar que un compromiso compartido para mantener el lugar de trabajo seguro fomente el cumplimiento al menos en la ruta de entrada.

Y, por último, pero no menos importante, si aún no lo está haciendo, abastezca la oficina con un suministro de pruebas de venta libre para que, si alguien presenta síntomas, pueda realizar la prueba de inmediato. También es de interés para los empleadores estar familiarizados con la ubicación más cercana de donde obtener una prueba de PCR acelerada, para que puedan referir a los visitantes que lo necesiten. Trajo a todo su equipo a la oficina. Averigüe rápidamente si pueden quedarse o necesitan irse.

Política de Viajes, Procedimientos y Capacitación

Es posible que las empresas nuevas en ofrecer empleo remoto deban crear o perfeccionar políticas de viaje para abordar las visitas a la oficina. Yo ya era un viajero de negocios frecuente aún antes de trabajar en forma remota, pero aquellos que no lo eran también necesitarán capacitación en como viajar. Y, por supuesto, los lugares de trabajo deben considerar qué sucede si un empleado presenta síntomas o resulta positivo en la prueba de COVID-19 mientras visita la oficina (o viaja por trabajo). Puede tranquilizarle saber que la compañía cubrirá los costos razonables de una estadía prolongada y facilitará ciertas medidas de apoyo (como la entrega de alimentos o comidas básicas, artículos de tocador y pruebas de uso casero para COVID al hotel).

¿Es realmente necesario que sea en persona?

Habiendo dicho todo esto, es posible que desee volver a pensar si los beneficios de una reunión en la oficina superan los riesgos o justifican las medidas que podría tomar para reducirlos. Si la respuesta es realmente sí, algunas medidas adicionales pueden ayudar a cualquier lugar de trabajo a reducir el riesgo de COVID-19, incluidos aquellos que esperan una afluencia de personal visitante:

• Establezca un requisito de vacunación para la oficina (y asegúrese de que los empleados remotos lo hayan cumplido antes de visitar).

• Publique las capacidades máximas en espacios cerrados, como salas de reuniones y de descanso, para evitar la aglomeración de personas en un espacio pequeño al mismo tiempo.

• Implemente el rastreo de contactos. Si alguien resulta positivo, el tener un proceso preestablecido para rastrear a los contactos, hará que sea más rápido y fácil informar a los colegas con mayor riesgo.

• ¿Está planeando una celebración o una actividad de trabajo en equipo? Hágalo al aire libre o en un lugar interior-exterior con excelente ventilación.